Peran Kepemimpinan Dalam Proses Administrasi dan Managemen

        Pemimpin ialah setiap orang yang mempunyai bawahan. Tugas kepemimpinannya tidak terutama ditentukan oleh tingkat keterampilan teknis (technical skills) yang dimilikinya akan tetapi lebih banyak ditentukan oleh keahlian menggerakan orang lain untuk bekerja dengan baik (managerial skills).

Dalam organisasi terdapat tiga tingkatan kelompok pemimpin, yakni :

     1. Top managemen yang juga sering disebut dengan istilah “administrative management”.

     2.      Kelompok pemimpin tingkat menengah (middle management),

    3.  Kelompok pemimpin tingkat bawahan yang dikenal dengan istilah “lower managment”, “supervisory managment”, “gang leader”, “mandur”, “prrational managemant”.

Pada tingkat apapun pemimpin bekerja selalu memerlukan dua macam ketrampilan (skills), yaitu :

1.   Technical skills.

2.      Managerial skills.

Dalam melaksanakan tugasnya dengan baik seorang pemimpin arus mempunyai cirri-ciri sebagai berikut:

1.      Memiliki kondisi yang sehat sesuai dengan tugasnya

2.      Berpengetahuan yang luas.

3.      Mempunyai keyakinan bahwa organisasi ia pimpin akan berjalan dengan baik dan mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumny.

4.      Mengetahui dengan jelas sifat hakikidan kompleksitas dan dari pada tujuan yang hendak dicapai.

5.      Memiliki stamina dan entusiasmeyam besar.

6.      Gemar dan cepat mengambil keputusan.

7.      Objektif dalam arti menguasai emosi dan lebih banyak mempergunakan rasio.

8.      Adil dalam memperlakukan bawahan.

9.      Menguasai prinsip-prinsip human relations (inti kepemimpinan).

10.  Menguasai teknik-teknik komunikasi.

11.  Dapat dan mampu bertindak sebagai penasehat, guru dan kepala terhadap bawahan tergantung atas situasi dan masalah yang dihadapi.

12.  Mempunyai gambaran menyeluruh tentang semua aspek kegiatan organisasi.

Para pemimpin dalam berbagai organisasi dapat digolongkan kepada lima golongan yakni :

1.      Tipe Otokratis

a.       Menganggap sebuah organisasi milik pribadi

b.      Mengidentikan tujuan pribadi dengan tujuan organisasi

c.       Menganggap bawahan sebagai alat semata-mata

d.      Tidak mau menerima kritik, saran dan pendapat

e.       Terlalu tergantung pada kekuasaan formaalnya

f.        Dalam tindakan pergerankannya sering mempergunakan approach yang mengandung unsure paksaan dan punitive (bersifat menghukum)

2.      Tipe Militeristis

a.       Dalam menggerakan bawahan system perintah yang lebih sering dipergunakan

b.      Dalam menggerakan bawahan senang bergantung kepada pangkat dan jabatan

c.       Senang dengan formalitas yang berlebih-lebihan

d.      Menuntut disiplin yang tinggi dan kaku dari bawahan

e.       Sukar menerima kritik dari bawahannya

f.        Menggemari upacara-upacara untuk berbagai keadaan.

3.      Tipe Paternalistis

a.       Menganggap bawahannya sebagai manusia yang tidak dewasa

b.      Bersifat overly protective

c.       Jarang memberikan kesempatan kepada bawahannya untuk berpendapat

d.      Jarang memberikan kesempatan kepada bawahannya untuk memgambil inisiatif

e.       Sering bersikap maha tahu

4.      Tipe Kharismatis

Bahwa pemimpin yang demikian mempunyai daya tarik yang amat besar dank arena pada umumnya mempunyai pengikut yang jumlahnya sangat besar, meskipun para pengikut itu sering pula tidak dapat menjelaskan mengapa mereka menjadi pengikut pemimpin tersebut.

5.      Tipe Demokratis

a.       Bertitik tolak bahwa sesungguhnya manusia itu adalah mahluk trmulia didunia

b.      Selalu mendahulukan kepentingan dan tujuan organisasi

c.       Senang menerima saran, pendapat dan kritik dari bawahannya

d.      Selalu berusaha mengutamakan kerjasama dan teamwork

e.       Ikhlas memberi kebebasan

f.        Selalu berusaha menjadikan bawahannya menjadi lebih sukses dari padanya

g.       Berusaha mengembangkan kapasitas diri pribadinya sebagai pemimpin

Telah tergambar bahwa tipe pemimpin yang ideal adalah tipe demokratis tetapi untuk menjadi seperti diatas sangat tidak mudah. Alangkah baiknya jika seorang pemimpin berusaha untuk menjadi pemimpin yang demokratis.

Teori kepemimpinan telah dikemukakan dengan beberapa teori yang berbeda-beda, akan tetapi sekarang terlihat tiga teori yang menonjol yakni :

1.      Teori genetis

Leaders are bron and not made berarti bahwa para penganut teori ini mengetengahkan pendapat yang mengetengahkan bahwa seorang pemimpin akan menjadi seorang pemimpin karena ia telah dilahirka untuk menjadi seorang pemimpin. Tergolong pandangan yang fatalistis dan deterministis.

2.      Teori social

Teori ini mengetengahkan pendapat yang mengatakan setiap orang bisa jadi pemimpin apabila diberikan pendidikan dan pengalaman yang cukup.

3.      Teori ekologis

Seseorang akan menjadi pemimpin yang baik apabila waktu lahirnya telah memiliki bkat-bakat mana kemudian dikembangkanmelalui pendidikan yang teratur dan pengalaman-pengalaman yang memungkinkannya untuk mengembangkan lebih lanjut bakat-bakat yang telah dimiliki itu.

Pengambilan keputusan

Salah satu syarat kepemimpinan yang perlu diketahui oleh setiap orang yang menduduki jabatan pemimpin ialah keberanian untuk mengambil keputusan yang cepat, tepat, praktis dan rasional dan memikul tanggung jawab atas akibat sebagai konsekuensi dari pada keputusan yang diambilnya. Kebranian tersebut dapat timbul jika:

1.      Pemimpin mempunyai analisis yang tinggi.

2.      Pemimpin mengtahui pengaruh dari factor-faktor lingkungan dalam mana organisasi yang dipimpinnya bergerak.

3.      Secara teknis mengeetahui ada yang akan dicapai oleh organisasi yang dipimpinnya

4.      Pemimpin yang bersangkutan memilliki pengetahuan yang mendalam tentang dirinya sendiri

5.      Pemimpin memahami tindak-tanduk bawahannya.

Pengambilan keputusan adalah suatu pendekatan yang sistematis terhadap sesuatu masalah yang sistematism, jelas beberapa hal yakni:

1.      Dalam proses pengambilan keputusan tidak ada hal yang terjadi secara kebetulan.

2.      Keputusan tidak dapat diambil atau diputuskan secara asal jadi

3.      Pengambilan keputusan adalah pemecahan masalah dengan sebaik-baikny.

4.      Pemecahan fakta yang terkumpul

5.      Keputusan yang diambil adalah keputusan yang diambil dari berbagai alternatef yang telah dianalisis secara matang.

Pengambilan keputusan yang tidak berdasar hal yang ada diatas akan mendapat kan masalah, masalah yang akan dihadapi ialah :

1.      Tidak tepatny kputusan

2.      Tidak terlaksana keputusan

3.      Ketidak mampuan

4.      Timbulnya penolakan terhadap keputusan

Ada beberapa kekuatan yang mempengaruhi keputusan, yakni:

1.      Dinamika individu

Pandangan seseorang terhadap dirinya sendiri biasanya merupaka sesuatu sinthese dari pada aspirasi, pendidikan, pengalaman dan penilaian orang-orang sekeliling kepadanya. Seseorang mengambil keputusan selaku individu untuk melindungi atau memperbesar pandangannya terhadap dirinya sendiri.

2.      Dinamika kelompok

Kelompok yang telah dewasa akan terus berusaha menjadi dewasa, yang di maksud dari kedewasaan kelompok ialah :

1.      Kemampuan membina kerja sama yang intim dan harmonis dalam pelaksanaan tugas yang menjadi tanggung jawab masing-masing.

2.      Kesedian membawa kepentingan pribadi dan kelompok untuk menerima kewajiban yang lebih luas.

3.      Kesediaan untuk menyerahkan sebagian dari pada hak-haknya kepada organisasi

4.      Kemampuan untuk memikirkan cara baru, prosedur baru dan system demi  peningkatan kerja

5.      Kemampuan untuk menerima dan mengintrodusir probahan.

Orang mempunyai kribadian rangkap. Pertama adalah kpribadian asli sebagai individu, dan yang kedua adalah kepribadiannya selaku anggota suatu kelompok dalam suatu organisasi.

3.      Dinamika lingkungan

Semua keputusan harus taat kepada tekanan-tekanan yang bersumber dari lingkungan, tentunya suatu harapan pula supaya keputusan yang mempengaruhi proses dan pola pengambilan keputusan.

Suatu keputusan diambil, segera timbul persoalan didalam lingkungan keputusan tersebut. Akibatnya timbul masalah untuk dipecahkan. Pemecahan suatu masalah otomatis akan mengakibatkan timbulnya masalah baru yang untuk pemecahannya suatu keputusan harus diambil pula.

Ketrampilan pribadi dalam pengambilan keputusan, setiap organisasi sang kepalalahyang bertanggung jawab dan peran para bawahan adalah :

1.      Sebagai sumber informasi dan data karena keputusan dapat dikatakan baik apabila suatu keputusan tersebut diamil dari fakta-fakta yang ada atau suatu fakta-fakta dan data-data yang sangat erat hubungannya dengan suatu masalah yang dihadapi

2.      Sebagai persiapan plaksana

3.      Sebagai kritikus , keterbukaan menerima kritik akan mengakibatkan beberapa hal yang positif, seperti:

a.       Semakin tajamnya analisis seseorang terhadap fakta-fakta dan data-data yang dihadapinya

b.      Pengetahuan tentang bidang-bidang mana yang menjadi kelemahan seseorang itu yang kemudian mengakibatkan kemampuan mengatasi kelemahan tersebut.

Salah satu alat terpenting yang tersedia bagi seorang pemimpin untuk melibatkan para bawahan itu ialah melalui rapat untuk mengambil sutau keputusan dari sebuah masalah yang dihadapi.

Arti dari makna dokterin “completed staff work” dalam managemen.

Dalam organisasi terdapat dua kelompok karyawan, yaitu :

1.      Karyawan lini (line personnel)

Mereka yang bertugas atas dan bertanggung jawab untuk pelaksanaan kegiatan-kegiatan pokok demi tercapainya tujuan organisasi yang telah ditentukan sebelumnya.

2.      Karyawan staf (staff personnel)

Mereka yang tugas dan tanggung jawab utamanya adalah untuk melaksanakan kegiatan –kegiatan penunjang (supporting functions)

Seirama dengan semakin kompleksnya kebutuhan manusia dewasa ini diperlukan pula organisasi-organisasi yang bentuk, struktur, dan kegiatannya semakin rumit pula agar dapat menunjukkan kemampuannya untuk memenuhi keinginan dan kebutuhan para anggotanya yang semakin rumit itu. Dengan demikian organisasi-organisasi moderen pada umumnya mempunyai cirri-ciri sebagai berikut :

1.      Bentuk dan strukturnya semakin kompleks

2.      Semakin besarnya organisasi ditijau dari segi jumlah tenaga yang diperkerjakan dan biaya yang dipergunakan.

3.      Semakin beraneka ragamnya alat-alat serta prasarana yang dipergunakan didalamnya

4.      Semakin cepatnya cara berkerja sebagai pengaruh langsung dari kemajuan-kemajuan yang diperoleh dalam bidang ilmu pengetahuan dan tegnologi.

5.      Semakin terbatasnya sumber-sumber yang dapat digali dan digerakan.

6.      Semakin perlunya penekanan kepada efisiensi

7.      Semakin meningkatnya kesadaran pada analisa terakhir factor manusialah yang akan paling menentukan berhasil tidaknya organisasi mencapai tujuan atau tidak.

Keputusan yang diambil,terutama oleh kelompok pimpinan tingkat tinggi, memenuhi persyaratan-persyaratan tertentu antara lain:

1.      Keputusan yang diambil harus tepat.

2.      Keputusan yang diambil dengan cepat.

3.      Keputusan yang diambil harus praktis

4.      Keputusan yang diambil harus mempermudah tercapainya tujuan organisasi

5.      Keputusan yang diambil harus rasional

Arti dan makna dari “completed staff work” itu ialah bahwa :

1.      Staff lah yang bertanggung jawab dalam setiap organisasi untuk mencari pemecahan terhadap masalah-masalah yang dihadapi oleh organisasi dan tindakan pemecahan itulah nantinya yang akandisetujui atau tidak tisetujui oleh pemimpin organisasi.

2.      Bahwa seharusnya staff tidak perlu keatasan untuk menanyakan apa yang harus ia lakukan.

3.      Bahwa menirimkan memo yang bertumpuk kepada atasan belum berarti “completed staff work”

4.      Konsep-konsep yang dianjurkan kepada atasan harus sudah lengkap dan matang sehingga atasan hanya akan memutuskan menerima atau menolak konsep tersebut.

5.      Dengan penerapan doktrin “completed staff work” bawahan mungkin akan mempunyai semakin banyak pekerjaan.

6.      Ujian terakhir apakah yang dikerjakan oleh bawahan sudah merupakan “completed staff work”.

Doktrin “completed staff work” telah dikemukakan oleh seorang manager yang baik dalam satu organisasi yang berjalan dengan lancer.

Pembinaan hubungan-hubungan intern dan ekstren dalam organisasi

Dalam administrasi hubungan intern diklasifikasikan sebagai “human relation” sedangkan hubungan yang bersifat ekstren itu disebut “public relation”.

Human relation  ialah keseluruhan hubungan baik yang formal maupun yang informal yang perlu diciptakan dan dibina dalam suatu teamwork yang Intim dan harmonis dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditentukan.

Prinsip-prinsip human relation ialah :

1.      Harus ada sinkronisasi antara tujuan organisasi dengan tujuan individu didalam organisasi tersebut.

2.      Suasana kerja yang menyenangkan.

3.      Informalitas yang wajar dalam hubungan kerja

4.      Manusia bawahan bukan mesin

5.      Kembangkan kemampuan bawahan sampai tingkat yang maksimal

6.      Pekerjaan yang menarik dan penuh tantangan.

7.      Pengakuan dan pelaksanaan tugas dengan baik (extraordinary performance)

8.      Alat perlengkapan yang cukup

9.      The right man in the raight place

10.  Balas jasa harus setimpal dengan jasa yang diberikan

Public relations adalah keseluruhan kegiatan yang dijalankan suatu organisasi terhadap pihak-pihak lain dalam rangka pembinaan pengertian dan memperoleh dukungsan pihak lain itu demi tercapainya tujuan organisasi dengan sebaik-baiknya.

Kegiatan yang dilakukan adalah untuk memberikan gambaran sejelas-jelasnya dan sebaik-baiknya kepada pihak lain itu mengenai semua segi aktivitas organisasi supaya pengertian organisasi yang benar sehingga pihak-pihak lain itu dengan sukarela memberikan dukungan terhadap organisasi serta kegiatan-kegiatannya.

Kegiatan-kegiatan public relations dapat digolongkan kepada dua golongan besar yaitu :

1.      Kegiatan-kegiatan yang bersifat formal, dan

2.      Kegiatan-kegiatan yang bersifat informal.

Syarat-syarat seorang pejabat public relations ialah:

1.      Pejabat tersebut harus mengetahui dengan jelas tujuan organisasi

2.      Mengetahui dengan jelas kebijakan pimpinan organisasi

3.      Mengetahui dengan jelas latar belakang perumusan kebijaksanan yng telah dirumuskan

4.      Harus memahami filsafat administrasi yang dianut oleh pimpinan organisasi

5.      Menguasai secara mendalam system, prosedur, dan metode kerja dari setiap unit pada organisasi

6.      Harus dapat berkomunikasi dengan pihak luar ,baik secara tertulis maupun secara lisan

7.      Harus sabar dan tabah menghadapi pihak luar,terutama pihak-pihak yang bersifat antagonis

8.      Mempunyai kepribadian yang menarik.