Tuesday, July 17, 2012

PENTINGNYA SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Setiap tugas yang akan dilaksanakan oleh pimpinan akan berjalan baik bila di dukung oleh sistem informasi yang baik juga. Pengambilan keputusan yang logis membutuhkan pemahaman tentang masalah dan pengetahuan mengenai alternative pemecahannya. Bila kita bisa mendapatkan Informasi yang lebih tepat maka kita bisa menghasilkan keputusan yang baik pula. Manajement informasi sistem merupakan jaringan informasi yang dibutuhkan oleh para pemimpin dalam rangka mempermudah dan memperlancar tugas-tugas perencanaan, tugas-tugas pengaturan pelaksanaan dan tugas-tugas pengendalian. Tetapi dalam kesempatan ini terutama management information sistem tersebut ditunjukkan uuntuk mempermudah pimpinan dalam mengambil keputusan. Sistem informasi manajemen merupakan jaringan informasi yang dibutuhkan seorang pemimpin dalam menjalankan tugasnya, terutama mengambil keputusan. Sudah barang tentu kalau disebutkan “dibutuhkan pimpinan”, berarti pula dibutuhkan juga oleh organisasi, sebab tugas pemimpin bukan untuk kepentingan dirinya sendiri, tetapi untuk kepentingan organisasi; untuk mencapai tujuan organisasi. Tujuan Sim Dan Lingkungan Tujuan SIM adalah membantu pimpinan dalam mengambil keputusan yang tepat. Sehubungan dengan hal itu, maka tantangan yang lebih besar bagi system infomasi yang efisien adalah: 1. kemampuan untuk memberikan macam dan jumlah informasi yang benar-benar dibutuhkan 2. menyampaikan informasi yang memenuhi persyaratan dan mudah dimengerti pimpinan. Informasi yang baik, yang memenuhi persyaratan adalah lengkap sesuai kebutuhan, terpecaya dan masih actual. Cara yang banyak membantu penggunaan system informasi yang efektif adalah memandang informasi sebagai sumber esensial bagi organisasi sepanjang menyangkut uang, personalia, perlengkapan, peralatan dan fasilitas lainnya. Informasi yang relevan digunakan untuk pengambilan keputusan yang tepat. Efek keputusan baik terhadap lingkunagan interen organisasi kemudian dibandingkan apa yang diinginkan dari keputusan yang diambil. Pelaksanaan harus dipantau dengan cermat. Hasil pemantauan tersebut akan dijadikan bahan evalusai. Kalau seandainya tidak terjadi apa-apa maka tidak perlu dikoreksi, seandainya terjadi maka tindakan koreksi tersebut harus dilakukan terhadap penyebab terjadinya ketidak sesuaian tersebut. Menurut katz dan kahn menyatakan bahwa: pertama, lingkungan terdiri dari lima sector yaitu nilai sosial, sektor politik, sector ekonomi, teknologi dan sektor fisik kedua mereka meninjau tiap-tiap sector dalam 4 dimensi, yaitu: stabilitas, dimensi uniformitasnya, dimensi pengelompokan teratur, dan dimensi kejarangannya (kemiskinan). 1. Dimensi pertama yaitu menyangkut tentang stabil tidaknya keadaan dalam masyarakat ini sangat berpengaruh pada semua sektor. 2. Dimensi kedua yaitu mengenai uniformitas atau juga diversitas. 3. Dimensi ketiga yaitu menunjukkan negara-negara berkembang pada umumnya organisasinya kurang rapih, lembaga-lembaga masih lemah, komunikasi dengan massa ada yang belum dilakukan, sumber informasi di media masih kurang. 4. Dimensi keempat keadaan geografi fisik negara berkembang itu bermacam-macam Ada tiga tingkatan yang perlu diperhatikan dalam organisasi pemerintah 1. Strategi: rencana jangka panjang dan kebijakan jangka panjang itu sangat penting 2. Taktik: merupakan tugas bagi pemimpin tingkat madya (middle management) 3. Teknis: mengendalikan kegiatan sehari-hari misalnya keputusan-keputusan yang bersifat teknis menjadi tugas dan tanggung jawab pimpinan tingkat bawah. A. Aspek Sistem Informasi Manajemen sistem informasi managemen mempunyai dua sisi atau aspek yaitu aspek formal dan informal. 1. Aspek formal yaitu sisi dimana pengumpulan data melalui jalur formal. Pengolahan datanya pada saat ini sudah banyak menggunakan komputer. 2. Aspek informal yaitu sisi informal ini secara tidak langsung berada dibawah pengendalian pemimpin atau pejabat yang diserah tugasi. MACAM INFORMASI DAN POLA KLASIFIKASI Macam Informasi informasi dapat kita bedakan berdasarkan stukturnya, dan dapat pula dibedakan berdasarkan fungsinya. Diantaranya; Berdasarkan Srtuktur Yaitu informasi berdasarkan tingkat pimpinan. Macam informasi yang dibutuhkan oleh pengambil keputusan manajerial itu tergantung pada tingkatan pimpinan dalam organisasi. Ada keputusan sesuai dengan tingkat manajerial yakni: a. Keputusan Strategis b. Keputusan Taktis c. Keputusan Teknis 1. Berdasarkan Fungsinya (Bidangnya) Dalam merancang SIM, maka lebih dahulu ditetapkan faktor-faktor kritis keberhasilan (FKK), yang dibutuhkan oleh pempinan dalam membuat keputusan. Ada beberapa faktor yang perlu diperhatikan, misalnya: Bidang kepegawaian antara lain: a. Cara Mendapatkan Tenaga Kerja b. Teknik Pemilihan Calon Pegawai c. Analisis Jabatan Dan Evaluasi d. Perundingan Dengan Ketua Serikat Kerja e. Masalah Absensi Karyawan f. Penggunaan Sistem Saran g. Rencana Pensiun h. Hubungan Antara Dinas Tenaga Kerja Dan Lain Sebagainya 1. Sistem Informasi Manajemen Fungsional Yang dimaksud dengan sistem informasi manajemen fungsional di sini adalah sistem informasi berdasarkan bidang fungsi atau bidang kegiatan unit dalm organisasi. Dalam organisasi ada dua kegiatan: a. Kegiatan pokok (substansial) b. Kegiatan penunjang contoh informasi yang sesuai bidangnya kegiatannya antara lain: a. Sistem informasi finansial, memberikan informasi bagi perencanaan, penyusunan dan perhitungan anggaran untuk waktu mendatang b. Sistem informasi keuangan, memberikan informasi untuk keperluan perencanaan bagi perkembangan anggaran yang akan datang c. Sistem informasi kepegawaian, memberikan informasi berkenaan dengan orang yakni para pegawai atau anggota organisasi yang bersangkutan d. Sistem informasi perlengkapan, memberikan informasi segala macam perlengkapan dalam suatu organisasi itu. 2. Pendokumentasian Informasi Suatu informasi harus di dokumentasikan secara sistematis agar bila nanti dibutuhkan oleh pimpinan, maka akan mempermudah pencarian informasi tersebut. Dalam bidang kearsiapan pun dibeda-bedakan subjek-subjek subtantif dan subjek-subjek fasilitatif. Ada pola klasifikasi untuk menyusun data secara sistematis, yaitu:  Subjek utama, menyangkut tugas pokok organisasi sehingga akan meliputi lingkupan yang paling luas. Subjek utama terdiri dari subjek-subjek,  Subjek, merupakan bagian dari subyek utama. Subjek terdiri dari sub-subjek  Sub-subjek, merupakan bagian dari subjek, yang lingkupannya paling sempit 1. Prasyarat Pola Klasifikasi permasalahan yang timbul beserta pemecahan dalam organisasinya atau yang pernah terjadi pada organisasi lain di dokumentasikan secara sistematis sesuai dengan bidang atau subjek utamanya. Ini dimaksudkan agar apabila sewaktu-waktu dibutuhkan dapat segera ditemukan. Untuk itu perlu dibuatkan pola klasifikasinya. 2. Tingkat Pola Klasifikasi Pola klasifikasi ada tiga yaitu subjek utama-subjek-sub-subjek. 3. Pemberian Kode Pemberian kode sangat penting dan bermanfaat, yaitu; a. Untuk menghemat tenaga, waktu dan tempat, untuk penulisan pokok surat. Jadi kode berfungsi sebagai tanda-tanda penggantian pokok masalah b. Pemberian kode dapat menggunakan huruf, angka atau akronim(singkatan kata), atau kombinasi huruf dan angka misalnya yang kita pilih adalah kombinasi angka romawi dan arab 4. Cara Menentukan Klasifikasi Dan Kode a. Berkas data yang masuk dibaca dengan cermat b. Ambillah pokok isi berkas data tersebut, untuk nantinya masuk subjek yang mana c. Cek dan telusurilah melalui indeks untuk menemukan kode-kode dari subjek yang diperkirakan d. Periksalah kode yang bersangkutan pada pola klasifikasi untuk memastikan kebenaran adri subjek yang dipilihnya e. Tentukan subjek utamanya dari berkas data tersebut, yaitu dengan mengambil atau memilih salah satu subjek utama dari pola klasifikasi yang ada hubungan terdekat dengan subjek utama f. Pilih salah satu sub-subyek dari subyek utama terpilih paling sesuai dengan isi atau persoalan dari surat g. Tentukan kode dari sub-subyek yang terpilih h. Apabila dalam pola klsifikasi itu belum terdapat sub-subyek yang dapat mencakup sepenuhnya masalah itu, maka ambillah sub-subyeknya yang paling dekat permasalahannya atau kode yang paling dekat cakupannya i. Untuk berkas data yang telah diberi kode, namun masih diragukan kebenaranya, maka perlu dicetak pada pola klasifikasi. 5. Hubungan Antara Kode Dan Pola Klasifikasi 6. Apabila sistem kode menggunakan angka romawi dan angka arab, maka hubungan kedua hal dan cara menuliskannya dapat sebagai berikut: untuk subjek utama digunakan angka romawi, sedangkan subjek dan sub-subjek digunakan angka arab. 6. Pengindeksan (Indexing) Suatu pekerjaan menentukan tanda pengenal arsip yang dapat digunakan sebagai petunjuk untuk menyimpan arsip dan penemuan kembali a. Fungsi index: berfungsi sebagai petunjuk bagi kearsipan dan merupakan tanda pengenal arsip b. Syarat-syarat mengindeks antara lain:  Singkat, jelas, mudah dimengerti dan mudah di ingat  Kata benda atau kat yang memberi pengertian kebendaan  Berasal dari arsip itu sendiri  Didasarkan atau disesuaikan dengan kebutuhan pemakainnya  Terdiri paling banyak empat kata  Ditulis dengan pensil dalam huruf cetak c. Macam indeks  Nama orang  Nama barang  Nama organisasi  Nama tempat  Nama persoalan/masalah  Tanggal, bulan, tahun  Nomor d. Cara mengindeks Kata-kata dalam mengideks harus tidak sama dengan subyek (masalah)dalam pola klasifikasi. Indeks harus dapat membedakan arsip yang satu dengan yang lainnya. e. Tunjuk silang Merupakan alat yang digunakan untuk melengkapi indeks dalam:  Menampung penamaan dan peristilahan berlainan tetapi mengndung arti yang sama  Mempermudah beberapa keterangan atau informasin berbeda, tapi yang saling berkaitan atau berhubungan, sedangkan tempat arsipnya berbeda  Melalui tunjuk silang ditentukan juga dimana naskah atau arsip yang sebenarnya dicatatkan dan merupakan penunjuk ke masalah dan berkas lain berkaitan Tunjuk silang indeks dapat dijadikan alat bantu sekaligus jembatan bagi penggunanya dan arsip yg di cari dengan menggunakan tanda pengenal PENATAAN DAN PENGAMANAN BERKAS Penataan Berkas 1. Arti, Maksud Dan Tujuan Penataan berkas data adalah pengaturan secara sistematis keseluruhan data/ permasalahan sedemikian rupa sehingga apabila sewaktu-waktu dibutuhkan dapat sesegera diketemukan kembali. Penataan arsip ada dua macam arsip: arsip aktif dan arsip in-aktif. 2. Penataan Arsip Aktif Arsip-arsip yang menyangkut syuatu masalah tertentu, data yang ditata jadi suatu file dimaksudkan ke dalam satu folder. Proses penyelurnggaraan dan penataan arsip aktif, dilakukan melalui beberapa tahap: Tahap persiapan a. Saran (Alat)  folder dengan tab-nya  sekat petunjuk (guide), dengan tab pertama (subyek utama), kedua (subyek), ketiga (sub-subyek)  filing cabinet  rak b. Menyiapkan Sekat Penunjuk  tab subyek utama di tulis pola klasifikasi  tab sekat subjek di tulis masalh yang merupakn bagian dari subjek utama  tab sekat sub-subyek di tulis bagian dari subyek c. Menyiapkan Folder folder yang akan digunakan untuk menempatkan berkas pada ‘tab’nya diberi tanda dengan kode sub-subyek pada sekatnya. d. Pelaksanaan Penataan 1. Penataan sekat penunjuk Sekat ditunjuk setelah ditandai, ditata dalam filing cabinet dengan urutan seperti pada pola klasifikasi: sekat penunjuk utama ditempatkan pada urutan paling depan dan sekat penunjuk sebyek ditempatkan pada urutan kedua. 2. Penataan Arsip Dalam Folder Arsip-arsip yang berkode sama ditempatkan dalam folder sesuai dangan urutan abjad indeks, kemudian bila folder pada tabnya diberikan kode sesuai dengan arsipnya. 3.Menyusun berkas menurut abjadnya Susunan menurut abjad ialah menempatkan arsip-arsip yang berindeks kata-kata urut seperti urutan abjad. 3. Penataan Arsip In-Aktif Arsip inaktif disimpan di pusat arsip (sentralisasi) dan ditata menurut pola klasifikasi tnpa kartu kendali. Karena arsip in-aktif itu jumlahya sangat besar serta penggunaannya tidak sesering arsip aktif. Untuk mempermudah penemuan arsip-arsip in-aktif dari masing-masing masalah pokok (subyek utama) digolongkan menurut tahun. B. Perlindungan Arsip Yang dimaksud dengan perlindungan arsip adalah: 1. tempat atau alat untuk menyimpan arsip dengan aman 2. suatu perbuatan untuk melindungi arsip, menjaga arsip yang dihasilkan dan yang diterima itu aman 3. menjaga arsip supaya selamat, terhindar dari bahaya kerusakan atau pencurian C. Faktor Penyebab Kerusakan Arsip 1. faktor intern - kertas yang digunakan haruslah berkualitas - tinta yang digunakan harus baik supaya tidak cepat luntur - lem yang digunakan berkualitas tinggi supaya tidak mudah mengelupas 2. faktor ekstern - kelembapan udara - udara yang terlalu kering - udara yang kotor - debu - jamur - rayap - ngengat D. Penyimpanan Arsip Penyimpanan arsip secara sistematis berguna untuk penemuan kembali dengan mudah dan cepat, dan sistem penyimpanan yang berbeda-beda tergantung pada tujuan organisasi, volume pekerjaan, jenis peralatan yang berbeda E. Perawatan Arsip Usaha memelihara arsip itu berupa melindungi, mengatasi, mencegah dan mengambil tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan asip berikut informasinya, yang harus diperhatikan dalam perawatan arsip adalah 1. pengaturan ruangan arsip 2. kebersihan 3. perawatan tempat penyimpanan arsip F. Pengamanan arsip 1. pengamanan arsip dari segi informasi 2. pengamanan arsip dari segi fisiknya 3. alat pemelihara dan pengamanan arsip 4. pengawetan arsip 5. kecepatan penemuan arsip KOMPUTERISASI SISTEM INFORMASI A.PENGUNAAN KOMPUTER DALAM SIM Penggunaan komputer dalam SIM ini akan semakin mempermudah kita dalam menyelesaikan semua pekerjaan kita. Hal ini terlihat pada efisiensi waktu, pikiran, tenaga dan meminimalisisasi resiko kesalahan yang akan terjadi bila kita tidak menggunakan komputer. Di satu pihak computer memiliki kemampuan yang menakjubkan. Tetapi bagaimanapun pandainya computer, ada hal-hal yang tidak dapat dijangkau oleh computer karena masalah organisasi bukan sekedar masalah pemikiran, namun juga masalah perasaan. Computer hanya dapat menyajikan alternative hasil analisisnya dan hanya dijadikan pertimbangan. Namun, pimpinan tetap dominan dalam mengambil keputusan terakhirnya, begitu juga dengan staf ahlinya. B. KEMAMPUAN KOMPUTER DALAM SIM Kemampuan computer secara umum adalah sebagai berikut : 1. melakukan pekerjaan berdasarkan perhitungan matematika. 2. Membandingkan data. 3. Menyimpan data. 4. Memperoleh kembali dan memperbaiki data. 5. Mengolah data dengan cermat dan tepat. C. KOMPONEN UNIT KOMPUTER Ada 3 unit pokok untuk satu set computer, yaitu: 1. Central Processing Unit (CPU) Unit pokok yang memproses data keseluruhan. Ini merupakan otak computer. 2. Monitor Perangkat computer yang berfungsi memvisualkan hasil atau output yang diperolehnya. 3. Printer Perangkat computer yang berfungsi sebagai pencetak hasil dalam kertas. D.Penempatan Unit Informasi Komputerisasi Dalam tingkat organisasi, computer dapat disentralisasikan dalam unit pusat atau ke dalam unit-unit yang bersangkutan. Pada tingkat pemerintahan daerah, system informasi lebih tepat bila ditempatkan pada unit BAPPEDA, karena tugas dari BAPPEDA tersebut adalah untuk merencanakan, mengkoordinasikan perencanaan, mengadakan pembinaan dan melakukan pengendalian. Dalam instansi, pusat informasi ini ditangani oleh bagian Pengolahan Data Elektronik (PDE). Bila ada Biro perencanaan maka lebih tepat ditempatkan di bawah Biro tersebut. E.Pola Klasifikasi Data Komputerisasi Database merupakan file komputerisasi pusat yang berisi informasi dalam bentuk sedemikian rupa sehingga memungkinkan digunakan untuk tujuan yang bermacam-macam. Database terdiri dari file data, yang berisi serangkaian arsip. Dengan kata lain file adalah kumpulan arsip. Setiap arsip data berisi data individual. F.Peranan Arsip Waktu Mendatang Dengan semakin canggihnya peranan computer, maka ini merupakan hal yang potensial untuk pengembangan dan peningkatan SIM yang terpadu, actual, dan efektif. Dan dengan bantuan dari komputer diharapkan dapat membuat model-model baru untuk mengambil suatu keputusan yang baru. G. Tahap pengembangan sistem informasi Menurut Richard L. Nolan ada 6 tahap pertumbuhan dan perkembangan system informasi, yaitu: 1. Initation 2. Contagion 3. Control 4. Integration 5. Data administration 6. Maturity H. Pengembangan konsep sim Ada beberapa konsep SIM, yaitu: 1. System Pendukung Keputusan 2. System Pendukung Kelompok Kerja 3. System Pendukung Pimpinan 4. Sistem Kemampuan Pakar I.TEKNOLOGI INFORMASI MASA DEPAN Kecenderungan untuk terpenuhinya kebutuhan dapat dilihat dari beberapa segi, yaitu: 1. Convergence (peningkatan pengembangan) 2. Interoperability ( bekerja tanpa hambatan) 3. Simplicity (penyederhanaan) 4. Disintermediation ( tanpa perantara) J. MANAJEMEN SITEM INFORMASI MASA DEPAN Sejalan dengan meningkatnya pemakaian teknologi informasi bagi pimpinan, maka mereka ingin mengetahui lebih lanjut: • Akan seberapa jauhnya keberhasilan dalam menerapkan teknologi informasi yang dapat dicapai? Bagaimana cara mengukur keberhasilan itu. • Sebarapa besarkah efisiensi kerja yang diperolehnya. • Bagaimana peran teknologi informasi dalam memperkuat kemampuan mendasar organisasi mereka. • Dan lain-lain pertanyaan yang ingin mendapat jawaban yang cukup memuaskan. • PENERAPAN MIS DI INDONESIA A. Pendahuluan Karena indonesia masih merupakan negara berkembang, maka untuk mencapai tujuan dari negara kita maka, masih diperlukan adanya pembangunan di segala bidang. B. Bidang pembangunan Dalam GBHN ada terdapat bidang-bidang yang harus diperhatikan dalam proses pembangunan, dan bidang-bidang tersebut memiliki sektornya masing-masing: 1. Bidang Ekonomi 2. Bidang agama dan kepercayaan terhadap Tuhan YME, sosial budaya 3. Bidang politik, aparatur pemerintah, hukum, penerangan, dan pers, hubungan luar negeri 4. Bidang pertahanan dan keamanan nasional C. Jalur Pemerataan Di indonesia dikenal Trilogi pembangunan: - Pemerataan - Pertumbuhan ekonomi yang cukup tinggi - Terpelihara stabilitas ekonomi yang makin mantap Untuk melakukan pemerataan pembangunan maka harus melewati 8 jalur pemerataan: 1. Pemerataan pemenuhan kebutuhan pokok 2. Pemerataan kesempatan peroleh pendidikan 3. Pemerataan pembagian pendapatan 4. Pemerataan kesempatan kerja 5. Pemerataan kesempatan berusaha 6. Pemerataan kesempatan berpartisipasi dalam pembangunan 7. Pemerataan penyebaran pembangunan 8. Pemeraraan keadilan D. Peranan Sistem Informasi manajemen Untuk dapat mengambil suatu keputusan yang cukup kompleks maka diperlukan informasi yang cukup lengkap, terpercaya dan terbaru. Dan informasi tersebut harus dikelola secara sistematis ke dalam management information system, yaitu suatu sistem informasi yang ditujukan bagi pimpinan. Peran pemerintah dalam menjalankan pembangunan adalah; - Selaku motivator - Selaku dinamisator - Selaku katalisator - Selaku stabilisator - Selaku modernisator Untuk tercapainya suatu pembangunan, maka dibutuhkan peran aktif dari pemerintah. Karena akan lebih mudah dan lancar bila ide-ide pemerinta dapat diterima oleh rakyat.pelaksanaan yang baik harus didahului dengan rencana yang matang, kemudian pelaksanaanya harus dikontrol agar berjalan sesuai dengan rencananya. TEKNIK PENGAMBILAN KEPUTUSAN LINEAR PROGAMMING A. PENDAHULUAN Meurut William N. Dunn, linear progamming adalah penyajian teoritis yang dibuat secara sederhana mengenai hubungan antara 2 atau lebih variabel yang bebas (Aktifitas) dan satu variabel tergantung (sasaran), dengan menggunakan kendala (batas atas dan bawah) nilai-nilai dari variabel tersebut. Linear progamming ini merupakan teknik yang kerap kali digunakan dalam penelitian operasional. Maksud dan tujuan linear progamming ini adalah, maksud; untuk meramalkan kombinasi-kombinasi sumber yang perlu digunakan untuk mendapatkan kemanfaatan seoptimal mungkin. Tujuanya: untuk mendapat hasil, manfaat/ output yang maksimal, pengorbanan atau input yang seminimal mungkin. B. OPTIMALISASI HASIL Untuk mendapatkan hasil yang optimal maka diperlukan penghitungan yang benar dan hasilnya dapat kita lihat dari cara 1) pengerjaanya 2) Faktor kendalanya. C. MINIMALISASI BIAYA Minimalisasi biaya adalah; Kombinasi produksi dan mesin dengan biaya yang paling sedikit. Untuk menghitung kombinasi untuk menghemat biaya, langkah-langkahnya adalah: 1. Penentuan dan perumusan tujuan 2. Identifikasi masalah 3. Penentuan alternatif biaya 4. Rekapitulasi dan pemilihan alternatif biaya terbaik PENUTUP Maka dapat disimpulkan bahwa pengambilan keputusan adalah, pengambilan keputusan yang dilakukan untuk memecahkan masalah organisasi. Sistem informasi bagi seorang pimpinan akan dapat lebih cepat disajikan bila dikerjakan dengan menggunakan komputer. Dalam memecahkan suatu masalah harus dirumuskan terlebih dahulu rumusan pemecahan masalahnya setelah dirumuskan maka buatlah alternatif-alternatif keputusan untuk memecahkan masalah tersebut, agar dapat mudah terselesaikan. Karena apabila suatu keputusan yang sudah di ambil ternyata tidak tepat atau bertentangan maka sudah ada alternatif penggantinya. Dan dalam melakukan pengambilan suatu keputusan dibutuhkan juga pengawasan (kontrol), agar keputusan yang diambil itu juga dapat berjalan lancar sesuai dengan semestinya. Disini tentu saja dibutuhkan keahlian dari seorang pemimpin agar dapat menjalankan tugasnya walau terasa berat.

No comments:

Post a Comment